En virksomhed uden telefoni- og kommunikationsløsninger er som Thor uden hammer. Og det går som bekendt ikke. Med base i Holbæk og Rønne udstyrer IPhouse, der er en del af KLC Erhverv, de lokale erhvervskunder med de kommunikationsværktøjer, der skal til for at drive virksomhed – uanset størrelse eller branche. Den administrative rygrad i den kun ét år gamle virksomhed er Uniconta, der bliver brugt aktivt hver dag af stort set samtlige medarbejdere.
”Vi havde egentlig valgt et andet økonomisystem, da vi blev præsenteret for Uniconta,” fortæller direktør og partner Henrik Laursen. ”Her så vi, hvordan én samlet løsning kunne dække alt det, vi havde brug for, mens vores første valg primært var et bogføringssystem.”
IPhouse kører med en standard Uniconta-suite med lagerstyring, finans, CRM og projektstyring, der med nogle tilpasninger fra it-leverandøren JF-Data er fundamentet for den daglige drift.
”Det giver os evnen til at reagere hurtigt og præcist i alle kontakter med vores kunder. Og det er helt afgørende for os,” understreger han.
IPhouse leverer alt fra erhvervsabonnementer og telefoner over LMR-radioer til møderumsudstyr.
Abonnementerne kræver ikke så meget lagerstyring, men det gør til gengæld den hardware, der følger med. Mobiltelefoner og andet udstyr er dyre produkter, og du vil ikke have et større lager end nødvendigt.
Derfor er det vigtigt at vide præcist, hvor hver eneste enhed befinder sig.
”Når vi får en ordre, skal vi vide, om en bestemt iPhone-model er på lager, om vi har en særlig udskiftningsdel i vores teknikerbiler, eller om produktet er i en af vores butikker. Det sikrer Uniconta.
Blandt andet med en lokationsstyring, der gør det nemt at flytte rundt på lagerenheder, så de er der, hvor kunderne efterspørger dem,” forklarer Henrik Laursen.
Grundlaget for logistikken er Unicontas serienummerstyring, der hos IPhouse er baseret på det Imei-nummer, der er standard i telebranchen.
Mange af de elektronikprodukter, som IPhouse leverer, er underlagt såkaldt omvendt moms. Det betyder, at sælger ikke lægger moms på salgsfakturaen, men køber selv beregner og afregner den.
”Det kan godt blive en anelse komplekst at holde styr på. Især når du fakturerer en ordre, der indeholder både almindelig moms og omvendt moms.
Derfor er det vigtigt for os, at Unicontas håndtering af omvendt moms med nogle få tilretninger er automatiseret og lige til at gå til. Vi sparer tid ved at undgå fejl i faktureringen, som vi bagefter skal rede ud og rette,” siger Henrik Laursen.
De uudnyttede muligheder i Unicontas CRM-modul skal udforskes, når der bliver lidt mere tid til det, mener Henrik.
Men IPhouse udnytter allerede en række af funktionerne til at understøtte et kundesystem, der sikrer tæt kontakt med og løbende opfølgning på kunderne.
Specielt fremhæver Henrik Laursen den særlige funktion, der hedder ”erindringsdato”.
”Som en del af vores servicekoncept følger vi løbende op på kundernes telefoniforbrug og tjekker, om de kan skifte til et mere fordelagtigt abonnement. Som udgangspunkt kontakter vi kunderne hvert kvartal.
Det kører nu fuldstændig automatisk, fordi Uniconta sørger for, at der hver dag popper en liste op hos den enkelte kundeansvarlige med de kunder, der skal ringes op.
Det er god kundeservice, men det holder os også i kontakt med kunderne, så vi er tæt på, når de får brug for os.”
Uniconta sørger også for, at der er styr på bogholderiet. Og lidt overraskende er det bedste af det hele, ifølge Henrik Laursen, at det sker papirløst. Ingen ringbind, ingen papirfakturaer, der forsvinder sporløst - alt er scannet ind i Uniconta.
”Det er virkelig effektivt,” understreger han.
”Vi har 2-3000 salgsfakturaer og måske et tilsvarende antal købsfakturaer.
Vi regner med at lande på en omsætning op imod 20 mio. i 2021 - og det hele bliver styret af en bogholder på 5 timer om ugen.
Men okay, det kan da godt være, at vi bliver nødt til at udvide det med et par timer inden så længe…”
